Keynotes and Book Presentations General Terms and Conditions

May 3, 2022

(German Terms and Conditions "Allgemeine Geschäftsbedingungen" below)

  1. Scope of Application
    The following General Terms and Conditions (henceforth “Terms”) in the applicable version at the time of placing the order shall apply exclusively to the business relationship between COG Skill Pool GmbH, Auf der Steige 4, 53129 Bonn, Germany (henceforth “COG”) and the customers booking a keynote or a book presentation (henceforth “Event”) by COG as presented on the website (henceforth “Website”) in accordance with these Terms (henceforth “Customer”). Any conflicting, different, or supplementary general terms and conditions of the Customer are explicitly rejected and do not form part of the contract.

  2. Subject Matter of the Contract
    (1) COG offers Events as presented on the Website
    (2) Prices, Event contents as well as any conditions not set forth in these Terms are regulated by the descriptions on the Website.
    (3) In case of conflict or contradictions between these Terms and the descriptions on the Website, the Website descriptions shall prevail and take precedence.

  3. Ordering Process and Conclusion of Contract
    (1) The presentation of Events on the Website does not constitute a legally binding offer but instead is an invitation to offer an order whereas such offer must be placed by truthfully and comprehensively filling out the online registration form. The service descriptions do not have the character of an assurance or warranty.
    (2) Customers can book Events on the Website. During the registration process, the Customer must truthfully provide all the requested information.
    (3) After receipt of the Customer’s online registration which legally constitutes the offer, COG may decide to decline or accept the offer and in case of acceptance shall send an email confirming that the order has been completed. Only then does a contract come into existence between COG and Customer.
    (4) COG will send the invoice to the Customer’s email address as stated on the registration form.

(5) The Customer decides which participants can attend the Event. The number of participants should – within a reasonable tolerance (e.g., 10%) - match the number mentioned in the online registration form. The Customer’s contractual obligations, particularly the obligation to pay, exist regardless of the number of participants.

  1. Cancellation Policy
    (1) The Customer may withdraw from the Event at any given time subject to this section.
    (2) To withdraw from the participation, a notification referencing the booking number and the contact details of the Customer who has booked must be sent to [email protected].
    (3) If the withdrawal is notified up until 15 working days before the Event, 80% of the participation fee will be reimbursed to the Customer. If the withdrawal is notified up until 5 working days before the Event, 50% of the participation fee will be reimbursed to the Customer. If the booking is cancelled after that time, the participation fee shall not be refunded. A “no-show” to the Event without notification as set forth in this section is deemed a withdrawal in less than 5 working days and therefore the participation fee shall not be refunded.

  2. Prices and Payment Terms
    (1) The participation fee as set forth on the Website is generally payable as follows:
    • 20% (plus VAT) within 5 working days upon receipt of the confirmation email from COG;
    • Rest (80% plus VAT) at the latest thirty days before the date of the Event.
    (2) Payments must be made via bank transfer to:

    VR-Bank Rhein-Sieg eG
    Account No. 1104682010
    IBAN EUR (€): DE45 3706 9520 1104 6820 10
    IBAN USD ($): DE17 3706 9520 1104 6820 29

(2) Different payment terms are possible. They must be agreed in writing.


  1. Technical Requirements for Event
    (1) The customer provides adequate technical equipment for the Event. These include an adequate room, voice (microphone) and optical presentation (e.g., screen of adequate size) equipment.

(2) Different arrangements can be agreed. COG can, for example, bring own pieces of equipment.

(3) The technical equipment must be adequately tested before the event.
(2) Failure to meet the technical requirements for which the Customer is responsible does not release the Customer from the contractual obligation to pay.

  1. Provision of the Event and Duties of Customers

(1) Unless otherwise explicitly announced, COG will not record the Event and any recording by Customers or participants is strictly forbidden.
(2) COG may suspend a Customer’s and/or participant’s participation in the event without reimbursement of paid fees for a limited time or the entire Event in case of unruly conduct or the spread, sharing, praise and/or other dissemination of unlawful, political or morally reprehensible behaviour and/or content during any time of the Event.

  1. Copyright
    (1) The content of all Events and all materials (documents, presentations, recordings that are made available, etc.) are the intellectual property of COG and are protected by the applicable intellectual property laws, especially copyright. They may be used exclusively by the Customer to whom they were made available. In particular, publication even if only in part, reproduction, distribution and editing are prohibited as is the recording of the Event in audio or video or by means of screenshots. Legal proceedings may be initiated in the event of any misuse.
    (2) The Customer agrees to respect copyright and only use the Event contents and documents for its own use under the terms of the contractual agreement.

  2. Duration and termination of the contract
    The Events take place on a single day unless otherwise agreed. Event-content and duration are determined by the Event description on the Website.

  3. Rescheduling and cancellation of Events by COG
    COG has the right to cancel Events for reasons such as but not limited to illness, force majeure, or other unforeseeable events. In this case the Customer has no right to demand that the Event be held at the originally scheduled time. Customers shall be informed of the cancellation immediately in writing or via e-mail. In this case the Customer has the right to reschedule the Event to another suitable time. If COG deems a rescheduling not possible, already paid participation fees will be refunded. Customers shall not assert any other claims against COG.

  4. Liability
    (1) COG’ liability, i.e. COG’ obligation to pay damages, compensation for expenses or compensation for value, irrespective of the legal grounds, arising from or in connection with this contract, shall be governed by the statutory provisions, unless otherwise stipulated below.
    (2) COG shall be liable to an unlimited extent in the following cases:
    • for damages, reimbursement of expenses and compensation for loss of value resulting from intentional or grossly negligent conduct on the part of COG, a legal representative or COG’s vicarious agents,
    • for damages, reimbursement of expenses and compensation for loss of value resulting from injury to life, limb or health due to negligent conduct on the part of COG, a legal representative or a vicarious agent,
    • to the extent of a warranty expressly assumed by COG or a legal representative on behalf of COG,
    • in the event of liability under the Product Liability Act.
    (3) In all other respects, COG shall be liable for damages, reimbursement of expenses and compensation for loss of value due to the breach of a cardinal obligation, i.e. an obligation which is essential for the performance of the contract and on the observance of which the Customer may justifiably rely, by COG, its legal representatives or a vicarious agent, limited to the typically foreseeable damage.
    (4) Any further liability of COG is excluded.

  5. Data Protection
    (1) The Parties will fulfil all legal data protection requirements applicable to them. If applicable the Parties will enter into a data processing agreement.
    (2) The Customer guarantees to have obtained all necessary rights and fulfilled all legal requirements to transfer any personal data of his Participants necessary for the contract execution to COG.

  6. Place of jurisdiction, applicable law, contract language
    (1) If any provision of this contract should be or become invalid, this shall not affect the validity of the remainder of this contract.
    (2) The place of jurisdiction and place of fulfilment is COG’s place of business if the Customer is a business person (Kaufmann), legal person under public law (juristische Person des öffentlichen Rechts) or a special fund under public law (juristische Person des öffentlich-rechtliches Sondervermögen) or has no general place of jurisdiction in Germany or after conclusion of the contract moves his place of business or habitual residence outside of the geographical area of applicability of the German Code of Civil Procedure (Zivilprozessordnung, ZPO) or his place of business or habitual residence is not known at the time proceedings are instituted.
    (3) The laws of the Federal Republic of Germany shall apply. This does not apply if compelling consumer protection regulations preclude such application.
    (4) The contract language is German.



Allgemeine Geschäftsbedingungen Keynotes und Buchlesungen

  1. Anwendungsbereich
    Die folgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „Bedingungen“) gelten in der gültigen Fassung zum Zeitpunkt der Auftragserteilung ausschließlich für die Geschäftsbeziehung zwischen COG Skill Pool GmbH, Auf der Steige 4, 53129 Bonn, Deutschland (künftig „COG“) und Kunden, die eine Keynote oder Buchlesung (künftig „Event“) von COG, wie auf der Website (nachfolgend „Website“) dargestellt, in Übereinstimmung mit diesen Bedingungen buchen (nachfolgend „Kunde“). Jegliche widersprechenden, abweichenden oder ergänzenden Bedingungen des Kunden oder eines Teilnehmers wird ausdrücklich zurückgewiesen und werden somit kein Bestandteil des Vertrages.
  2. Vertragsgegenstand
    (1) COG bietet Events, die auf der Website angezeigt und beschrieben werden.
    (2) Preise, Event-Inhalte, sowie andere Regelungen, die nicht Teil dieser Bedingungen sind, ergeben sich aus den Event-Beschreibungen. Diese sind unter verfügbar.
    (3) Im Falle eines Konflikts oder eines Widerspruchs zwischen diesen Bedingungen und den o.g. Event-Beschreibungen gelten die Angaben in den Event-Beschreibungen.
  3. Bestellprozess und Vertragsabschluss
    (1) Die Darstellung der Events auf der Website stellt kein rechtsverbindliches Angebot dar, sondern eine Einladung an potentielle Kunden, ein verbindliches Angebot zur Teilnahme an einem Event abzugeben. Ein derartiges Angebot erfolgt durch das wahrheitsgemäße und vollständige Ausfüllen des Online-Buchungs-Formulars. Die Leistungsbeschreibungen sind keine Zusicherungs- oder Gewährleistungserklärung.
    (2) Kunden können einen Event auf der Website buchen. Bei der Buchung muss der Kunde alle angeforderten Informationen wahrheitsgemäß angeben.
    (3) Nach Erhalt der Online-Buchung, die ein rechtlich bindendes Angebot darstellt, kann COG entscheiden, das Angebot anzunehmen oder abzulehnen. Im Fall einer Annahme sendet COG eine E-Mail, um zu bestätigen, dass der Auftrag abgeschlossen wurde. Erst dadurch kommt ein Vertrag zwischen COG und dem Kunden zustande.
    (4) COG wird die Rechnung und die Zugangsinformationen für den Event an die im Buchungsformular angegebene E-Mail-Adresse des Kunden schicken. Der Kunde ist verpflichtet, diese Daten sicher zu verwahren.
    (5) Der Kunde entscheidet, welche Teilnehmer an dem Event teilnehmen. Die Anzahl der Teilnehmer sollte – unter Berücksichtigung einer angemessenen Toleranzgrenze (z.B. 10%) - den Angaben auf dem Buchungsformular entsprechen. Die vertraglichen Verpflichtungen und vor allem die Zahlungsverpflichtung besteht unabhängig von der Anzahl der Event-Teilnehmer.
  4. Stornierungsbedingungen
    (1) Der Kunde kann zu jedem Zeitpunkt gemäß den Regelungen dieses Abschnitts seine Teilnahme am Event stornieren.
    (2) Die Stornierung erfolgt, indem eine Nachricht mit der entsprechenden Buchungsnummer und den Kontaktdaten des Kunden an [email protected] gesendet wird.
    (3) Falls die Stornierung bis zu 15 Werktage vor dem Event an COG übermittelt wird, werden 80% der Teilnahmegebühr an den Kunden zurückerstattet. Falls die Stornierung bis zu 5 Werktage vor dem Event übermittelt wird, werden 50% der Teilnahmegebühr an den Kunden zurückerstattet. Erfolgt die Stornierung zu einem späteren Zeitpunkt, erfolgt keine Rückerstattung der Teilnahmegebühr. Ein „Nichterscheinen“ zum Event ohne vorherige Benachrichtigung, wird einer Stornierung nach dem Zeitpunkt von bis zu 5 Werktagen vor dem Event gleichgesetzt. Daher erfolgt keine Erstattung der Teilnahmegebühr.
  5. Preise und Zahlungsmethoden
    (1) Die Teilnahmegebühr ist, wie auf der Website aufgeführt, wie folgt zahlbar:
    • 20% (plus Mehrwertsteuer) innerhalb von 5 Werktagen nach Eingang der Bestätigungs-E-Mail von COG;
    • der Rest (80%) spätestens 30 Tage vor Beginn des Events.

(2) Die Zahlung erfolgt per Banküberweisung an:

VR-Bank Rhein-Sieg eG
Account No. 1104682010
IBAN EUR (€): DE45 3706 9520 1104 6820 10
IBAN USD ($): DE17 3706 9520 1104 6820 29

(3) Abweichende Zahlungsbedingungen können vorher schriftlich vereinbart werden.

  1. Technische Anforderungen für die Event Teilnahme
    (1) Der Kunde stellt die für die angemessene Durchführung des Events notwendige technische Ausstattung bereit. Diese umfasst einen angemessenen Veranstaltungsraum, Audio Equipment (Mikrofon) and optisches Equipment (Bildschirm angemessener Größe, Leinwand, Beamer).

(3) Alternativ kann COG eigenes Equipment benutzen. Dies muss vorher vereinbart werden.

(4) Sämtliches Equipment muss vor Beginn des Events angemessenen getestet werden.
(5) Scheitert der Kunde daran, die technischen Anforderungen zu erfüllen, befreit ihn das nicht von der Erfüllung der Zahlungsverpflichtung.

  1. Durchführung der Events und die Pflichten von Kunden und Teilnehmern
    (1) Sofern nicht anderweitig explizit angekündigt, wird COG die Events nicht aufzeichnen. Jegliche Aufzeichnung des Events durch Kunden und Teilnehmer ist strengstens verboten.
    (2) COG hat unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, Kunden und/oder Teilnehmer zeitweise oder gänzlich und ohne Rückerstattung der Teilnehmergebühr vom Event auszuschließen. Ein solcher Ausschluss ist möglich, wenn sich Teilnehmer während des Events unangemessen benehmen und/oder gesetzeswidrige, politische oder moralisch verwerfliche Äußerungen tätigen.
  2. Urheberrechte
    (1) Die Inhalte aller Events und Materialien (Event Unterlagen, Darstellungen, zur Verfügung gestellte Aufzeichnungen usw.) sind das geistige Eigentum von COG. Sie sind Gegenstand gewerblicher Schutzrechte und vor allem dem Urheberrecht. Sie dürfen ausschließlich von Kunden genutzt werden, denen sie im Rahmen der Events zur Verfügung gestellt wurden. Jegliche Veröffentlichung. Verbreitung, Reproduktion, Bearbeitung insgesamt oder in Teilen ist verboten. Dasselbe gilt für die Aufzeichnung der Events als Video oder Ton oder die Anfertigung von Screenshots. Entsprechender Missbrauch wird rechtlich verfolgt.
    (2) Der Kunde verpflichtet sich, die Schranken des Urheberrechts einzuhalten und die Inhalte und Dokumente der Events nur zu eigenen Zwecken im Sinne dieses Vertragsverhältnisses zu nutzen.
  3. Dauer und Kündigung des Vertrages
    Der Event findet an einem einzigen Tag statt, sofern COG keine andere Festlegung trifft. Inhalt und Dauer des Events ergeben sich aus der Beschreibung auf der Website.
  4. Verlegung und Stornierung der Events durch COG
    COG hat in bestimmten Fällen das Recht, einen gebuchten Event zu stornieren. Gründe hierfür sind unter anderem die unvermeidbare Abwesenheit des Darstellers z.B. durch Krankheit, höhere Gewalt und andere unvorhergesehene Ereignisse. In derartigen Fällen hat der Kunde kein Recht darauf, dass der Event am vereinbarten Termin abgehalten wird. Der Kunde wird über Stornierung unverzüglich schriftlich oder per Email informiert. Falls COG eine derartige Verlegung nicht für möglich hält, werden die schon bezahlten Teilnahmegebühren erstattet. Darüber hinaus kann der Kunde keine weiteren Ansprüche gegen COG geltend machen.
  5. Haftung
    (1) Die Haftung von COG, d.h. die Verpflichtung von COG zur Zahlung von Schadens-, Aufwendungs- oder Wertersatz gleich aus welchem Rechtsgrund, aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag, richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen, soweit nachfolgend nicht abweichend geregelt.

(2) COG haftet der Höhe nach unbeschränkt in den folgenden Fällen:
- für Schäden, Aufwendungs- und Wertersatz aus vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten von COG, eines gesetzlichen Vertreters oder der Erfüllungsgehilfen von COG,
- für Schäden, Aufwendungs- und Wertersatz aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einem fahrlässigen Verhalten von COG, eines gesetzlichen Vertreters oder eines Erfüllungsgehilfen beruhen,
- im Umfang einer ausdrücklich durch COG oder einen gesetzlichen Vertreter für übernommenen Garantie,
- bei einer Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz.

(3) Im Übrigen haftet COG für Schäden-, Aufwendungs- und Wertersatz aufgrund der Verletzung einer Kardinalpflicht, d.h. einer Pflicht, die für die Erfüllung des Vertrags wesentlich ist und auf deren Beachtung der Kunde berechtigterweise vertrauen darf, durch COG, seine gesetzlichen Vertreter oder einen Erfüllungsgehilfen beschränkt auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden.

(4) Eine weitere Haftung von COG ist ausgeschlossen.

  1. Datenschutz
    (1) Die Beteiligten werden alle für sie anwendbaren Datenschutzanforderungen erfüllen. Falls notwendig, gehen die Beteiligten eine Datenverarbeitungsvereinbarung ein.
    (2) Der Kunde garantiert, alle erforderlichen Rechte zu besitzen und alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt zu haben, um die für die Vertragsabwicklung erforderlichen personenbezogenen Daten seiner Teilnehmer an COG zu übermitteln.
  2. Gerichtsstand, geltendes Recht, Vertragssprache
    (1) Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages ungültig sein oder werden, so berührt dies nicht die Gültigkeit dieses Vertrages im Übrigen.
    (2) Gerichtsstand und Erfüllungsort ist der Geschäftssitz von COG, falls der Kunde ein Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts, eine juristische Person des öffentlich-rechtlichen Sondervermögens ist, keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat, nach Vertragsschluss seinen Geschäftssitz oder seinen Geschäftssitz oder gewöhnlicher Wohnsitz zum Zeitpunkt der Einleitung des Verfahrens nicht bekannt ist.
    (3) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Dies gilt nicht, wenn zwingende Verbraucherschutzbestimmungen eine solche Anwendung ausschließen.
    (4) Die Vertragssprache ist Deutsch.